View job here

Office Manager*in / Team Office & Administration (m/w/d)

30 Stunden pro Woche in Berlin-Prenzlauer Berg

Du liebst Struktur, behältst auch in turbulenten Momenten den Überblick und regelst Dinge gerne eigenständig? Dann könntest Du sehr gut zu uns passen.

Wir sind die Eispatisserie Hokey Pokey aus Berlin. Seit 2011 stehen wir für handwerklich hergestelltes Eis mit höchsten Ansprüchen an Qualität, Kreativität und Service. Unsere Sorten verbinden klassisches italienisches und französisches Handwerk mit Einflüssen aus der modernen Patisserie und Spitzengastronomie.

Damit im Hintergrund alles genauso gut läuft wie vorne in unseren Läden, gibt es bei uns ein kleines, starkes Office-Team: zwei Menschen, die mit viel Verantwortung, Überblick und Eigeninitiative alles organisieren, was im Unternehmen anfällt — außer Recruiting. Da eine Person unser Team verlässt, suchen wir nun eine neue Kollegin oder einen neuen Kollegen für diesen wichtigen Bereich.

Mehr über uns: www.hokey-pokey.de

Deine Rolle bei uns

Du bist ein zentraler Teil unseres Office-Teams und sorgst mit dafür, dass unsere internen Abläufe verlässlich, ordentlich und gut organisiert funktionieren. Dabei arbeitest Du eng mit der Geschäftsführung, unseren Stores und externen Ansprechpartnern zusammen.

Deine Aufgaben

  • Unterstützung im Tagesgeschäft unseres Office-Teams
  • vorbereitende Tätigkeiten in der Personaladministration, z. B. Onboarding, Offboarding, Stammdatenpflege und vorbereitende Lohnbuchhaltung
  • Unterstützung bei der Vorbereitung der Buchhaltung
  • Vor- und Nachbereitung unserer Kassen
  • Kommunikation mit Ämtern, Behörden, Dienstleistern und Mitarbeitenden
  • Pflege von Dokumenten, Listen und internen Abläufen
  • allgemeine administrative und organisatorische Aufgaben im Büroalltag
  • Mitdenken, Strukturieren und eigenständiges Lösen von Themen, die im Unternehmen anfallen

Das bringst Du mit

  • eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
  • Berufserfahrung in einer ähnlichen Position
  • Freude daran, selbstständig, sorgfältig und verantwortungsbewusst zu arbeiten
  • einen sicheren Umgang mit Zahlen, Listen und administrativen Prozessen
  • gute Kenntnisse in Excel, MS Office und idealerweise auch in digitalen Tools wie Google Formularen
  • Erfahrung mit Kassenabrechnungen sowie ein grundlegendes Verständnis für Themen wie Kasse und Bank in der Buchhaltung
  • eine strukturierte, ordentliche und zuverlässige Arbeitsweise
  • Freude an Kommunikation — per Telefon, WhatsApp und im Austausch mit verschiedenen Teams
  • Loyalität, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
  • sehr gute Deutschkenntnisse
  • Lust auf digitales Arbeiten und auf klare, gut organisierte Abläufe

So arbeiten wir

Wir suchen keine reine Assistenz im klassischen Sinn, sondern eine Person, die Verantwortung übernimmt, mitdenkt und Dinge eigenständig regelt. Unser Office-Team ist klein, eingespielt und wichtig für das gesamte Unternehmen. Deshalb wünschen wir uns jemanden, der gerne Verantwortung trägt und Freude daran hat, Strukturen mitzugestalten.

Das erwartet Dich bei uns

  • eine herzliche, respektvolle Arbeitsatmosphäre
  • ein schöner Arbeitsplatz in Berlin-Prenzlauer Berg
  • freie Wochenenden
  • flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten
  • eine strukturierte und wertschätzende Einarbeitung
  • flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
  • die Möglichkeit, Prozesse und die Abteilung aktiv mit weiterzuentwickeln
  • Entwicklungsperspektiven mit mehr Verantwortung und perspektivisch auch in Vollzeit
  • ein Zuschuss von ca. 75 % zur Urban Sports Club Mitgliedschaft (M)
  • ein monatlicher Fahrtkostenzuschuss von 29 € zum BVG-Ticket
  • natürlich: sehr viel gutes Eis — auch in Deiner Freizeit

Wichtig zu wissen: Aufgrund unserer Struktur und unseres Arbeitsbereichs ist die Stelle nicht im Homeoffice möglich. Dafür gibt es bei uns angenehme Rückzugsmöglichkeiten für Pausen und konzentriertes Arbeiten vor Ort.

Bewerbung

Wenn Du Dich in dieser Rolle wiederfindest, freuen wir uns auf Deine Bewerbung.

Bitte sende uns Deine vollständigen Unterlagen inklusive Gehaltsvorstellung per E-Mail an:
jobs@hokey-pokey.de

Bitte schicke uns Deine Unterlagen möglichst als PDF. Über ein Foto freuen wir uns, es ist aber kein Muss.

 

Wir freuen uns darauf, Dich kennenzulernen.

Dein Hokey Pokey Team